第一条 为了加强河南省河南工程学院教育发展基金会（下简称“基金会”）会计档案管理，根据《中华人民共和国会计法》、《中华人民共和国档案法》、财政部《会计档案管理办法》的规定以及其他相关规定，结合基金会实际，制定本办法。

第二条 基金会财务部负责会计档案的管理工作，建立会计档案的立卷、归档、保管、查阅和销毁等管理制度，保证会计档案妥善保管、有序存放、方便查阅，严防毁损、散失和泄密。

第三条 基金会会计档案是指会计凭证、会计账簿和财务报告等会计核算专业材料，是记录和反映单位经济业务的重要史料和证据。具体包括：

（一）会计凭证类：原始凭证，记账凭证，汇总凭证，其他会计凭证；

（二）会计账簿类：总账、明细账、日记账、辅助账簿、其他会计账簿；

（三）财务报告类：月度、季度、年度财务报告，包括会计报表、附表、附注及文字说明，其他财务报告；

（四）其他类：银行存款余额调节表，银行对账单，其他应当保存的会计核算专业资料，会计档案移交清册，会计档案保管清册，会计档案销毁清册。

第四条 基金会每年形成的会计档案，由财务部按照归档要求，负责整理立卷，装订成册，编制会计档案保管清册，指定专人保管会计档案，出纳人员不得兼管会计档案。

第五条 会计档案的保管期限分为永久、定期两类。基金会会计档案定期保管期限一般为30年，详见会计档案保管期限表。会计档案的保管期限，从会计年度终了后的第一天算起。

（一）会计凭证类保管30年。

（二）会计账簿类保管30年。其中现金和银行存款日记账保存30年。

（三）财务会计报告类保管30年。其中年度财务报告、审计报告等永久保存。

（四）其他会计资料类保管30年。其中会计档案保管清册、会计档案销毁清册永久保存。

第六条 基金会档案保管期满但未结清的债权债务原始凭证和涉及其他未了事项的原始凭证，不得销毁，保管到未了事项完结时为止。

第七条 基金会保管期满的会计档案，按照以下程序销毁：

（一）由财务部提出销毁意见，经理事会批准后，编制会计档案销毁清册，列明销毁会计档案的名称、卷号、册数、起止年度和档案编号、应保管期限、已保管期限、销毁时间等内容；

（二）基金会理事长在会计档案销毁清册上签署意见；

（三）销毁会计档案时，由办公室、财务部共同派员监销；

（四）监销人在销毁会计档案前，按照会计档案销毁清册所列内容清点核对所要销毁的会计档案；销毁后，在会计档案销毁清册上签字，并将监销情况报告基金会理事长。

第八条 基金会会计电子文档资料和财务软件程序等档案，保管期限按国家有关规定执行。

第九条 基金会已经立卷归档的会计档案，任何人不得私自拆封或抽换。确需拆封重新整理的须报经基金会财务负责人批准。

第十条 基金会财务部应设立会计档案查阅登记簿，记载查阅的时间、目的、查阅的内容及查阅人等。外单位查阅档案，需要正式介绍信，经理事长批准后方可查阅。查阅或者复制会计档案的人员，严禁在会计档案上涂画、拆封和抽换。

第十一条 基金会财务部应当指定会计档案保管人，明确会计档案保管责任。

第十二条 基金会会计档案保管人要对会计档案的完整性、立卷的及时性负责。

第十三条 基金会会计档案保管人要妥善保管好会计档案，要做好防盗、防霉、防潮、防鼠、防蛀等工作，对电算化档案的磁盘、光盘，还要防磁、防折，对由于以上原因而造成会计档案毁损的，要追究保管人的责任。

第十四条 基金会会计档案使用人和查阅人应遵守档案查阅登记制度。损坏、丢失会计档案的要追究相关人员责任。

第十五条 对擅自涂改、拆封、抽换会计档案的人员，要追究其相应责任，构成犯罪的，移交司法机关处理。

第十六条 对故意销毁会计档案的人员，提交纪检监察部门处理，构成犯罪的，移交司法机关处理。

第十七条 本办法由基金会秘书处负责解释。

第十八条 本办法自2025年4月16日理事会通过之日起施行。